Microsoft Dynamics 365 ile kişisel gider girişlerinizi ve yapılan giderleri onaylama işlemini, “Gider Yönetimi” mobil uygulaması vasıtası ile kolayca yönetebilirsiniz. Microsoft Dynamics 365 F&O ERP çözümü ile gelen hazır eklentilerden birisi olan bu uygulama; Android ve iOS işletim sistemlerine sahip cihazlar üzerinden, ilgili online mağazalardan (GooglePlay veya AppStore) kolayca indirilip, kullanılabilir. Microsoft’un sağladığı bu ayrıcalıkla; kişisel gider beyanları ve giderlerin onayları kolaylıkla ve hızlıca sağlanabilir.
Bu dokümanda; Dynamics 365 F&O eklentisi ile gelen standart “Gider yönetimi” mobil uygulaması ile ilgili fonksiyonlara yer verilmiştir.
İlk olarak bu uygulama sistem yöneticisi rolünde bir çalışan tarafından yayınlanır.
Aşağıdaki menü yolundan yani Ayarlar à Mobil uygulama seçeneği ile kurulumla gelen mobil uygulamalar listelenir.
Uygulamaların mobilde görünmesi için; ilgili uygulama üzerine gelip “Yayınla(Publish)” butonuna tıklanır. Örnek olarak; “Inventory on-hand” yani eldeki stokları gösteren uygulama ve “Expense management” yani gider yönetimi uygulaması yayınlandı.
iOS için AppStore’dan aşağıdaki uygulama indirilir.
Daha sonra uygulamaya giriş yapılır ve giriş yapıldıktan sonra D365 ortamının linki yapıştırılıp uygulamaya bağlanılır (Uygulamaya bağlanırken D365 bağlantı bilgileri yani D365 mail hesabı ve şifresi ile giriş yapılır).
Çalışma alanlarında; yayınlanan uygulamalar listelenmektedir.
Gider yönetimi seçildikten sonra aşağıdaki fonsiyonaliteler listelenmektedir. Makbuz yakala fonksiyonu; ilgili gider makbuzunun fotoğrafını kaydetmek için kullanılır. Gider gir fonksiyonu; gider girişlerinin yapıldığı kısımdır. Gider raporu oluştur; girilen giderlerin birleştirilip onaya gönderildiği kısımdır. Gider raporlarını onayla; bize atanan gider raporlarının gösterildiği kısımdır.
NOT: Gider yönetimi uygulamasında yapılan işlemler Dynamics 365 Gider yönetimi modülündeki ilgili ekranlarla senkronize çalışmaktadır. Yani gider raporu oluşturulduğunda ya da güncellendiğinde D365 üzerinde de bu işlemler yapılmaktadır.
Mobil üzerinden gider raporu satırlarını oluşturmanın iki yolu vardır:
- Gider gir ekranı kullanılarak gider satırları girilip, gider raporuna bu satırlar çağrılabilir,
- Gider raporu oluşturulup gider raporu üzerinden gider satırları oluşturulabilir.
“Gider gir” ekranı seçildikten sonra aşağıdaki ekrandan gider seçilmesi gerekmektedir.
NOT: Yeni mobil uygulamalar geliştirilip D365 ile ilişkilendirilebilir ya da mevcutta var olan uygulamalarda değişiklikler yapılabilir.
Gider bilgilerini girme işlemi tamamlandıktan sonra, “Bitti” butonuna tıklanır.
Gider girişi tamamlandıktan sonra, gider raporuna bağlanmamış tüm giderlerin listelendiği ekrana (Giriş say ekranı- 2 numaralı ekran) yönlendiriliriz. Bu ekrandan giderler silinebilir ya da yeni giderler eklenebilir. 3 numaralı “Giderler” ekranında; uygulamayı kullanan kullanıcının girmiş olduğu gider raporları listelenmektedir. 4 numaralı “Makbuz” ekranında; giderlere ilişkin görseller yer almaktadır. 5 numaralı “Raporlar” ekranından ise; yeni gider raporu oluşturma ekranı yer almaktadır.
Sırada yeni gider raporu oluşturulup, giderlerin bu rapora bağlanması işlemi bulunmaktadır.
Gider raporu başlığında; gider raporuna yeni gider satırı girişi yapılabilir, gider raporu onaya gönderilebilir, gider raporu silinebilir, başlık bilgileri görüntülenebilir, “İliştir” butonu ile daha önceden girilen ve gider raporuna bağlanmamış gider satırlarının seçilip rapora bağlanması sağlanabilir.
“İliştir” butonu ile aşağıdaki gibi gider satırları listelenir. İstenilen gider satırları seçilip “Bitti” butonuna tıklanır ve bu butonla gider raporunun satırları oluşturulmuş olur.
Eğer gider satırı ile ilgili bir sorun varsa aşağıda görüldüğü üzere, satır yazıları kırmızı renge boyanır. Hata metnine ulaşmak için uygulama bildirim merkezinden bu uyarı metni görüntülenebilir. Başlık için bir sorun varsa; ya bildirim merkezi gözden geçirilmeli ya da aşağıdaki gibi başlıkta kırmız ile gösterilen “İlgilenmeniz gerekiyor” yazısına tıklanmalıdır(Bu uyarıların sebebi gider politikaları ile ilgilidir).
Bütün sorunlar giderildikten sonra rapor onaya gönderilir.
Onaya gönderildikten sonra, statü değişimi gerçekleşir ve iş akış geçmişi görüntülenebilir.
İş akışını onaylayan kişi olarak ayarlandığımdan dolayı “Gider raporlarını onayla” öğesini kullanarak raporu onaylayacağım.
Gider raporunu bu ekrandan onaylayabilir, reddedebilir ve iş akışını gönderen kişi olduğum için geri çağırabilirim.
